Como funciona a emissão de NFS-e?

A nota fiscal de serviço (NFS-e) deve ser emitida no site da prefeitura em que o serviço foi prestado. O principal desafio é que os órgãos municipais não possuem um padrão de emissão, podendo exigir certificado digital, login e senha e muito mais.

Apesar da maioria das cidades já ter aderido ao modelo eletrônico, ainda não são todas que contam com essa facilidade. Portanto, se for possível, o mais indicado é você procurar um município que trabalhe com a NFS-e.

Depois disso, é preciso fazer um credenciamento da sua empresa no site da prefeitura, podendo ser MEI, Simples Nacional, Microempresa ou qualquer outro tipo.

Quais termos você deve conhecer para emitir NFS-e?

A emissão de NFS-e ainda é algo complexo e que envolve diversos fatores. Então, para que você não tenha problemas na legalização da sua empresa, é importante conhecer alguns termos comuns desse mercado - mesmo que basicamente.

• Certificado Digital

O certificado digital é o que representa a identidade de uma pessoa física ou jurídica na hora de emitir uma Nota Fiscal Eletrônica ou até mesmo ao assinar um contrato digital. Ele tem validade jurídica e fiscal.

Existem dois modelos de certificado digital: o A1 e o A3.

O A1 é um arquivo digital, instalado na máquina ou diretamente no emissor de NFS-e, como o eNotas Gateway, e tem validade de 1 ano.

Já o A3 é um dispositivo físico ou token, semelhante a um pen drive. Tem validade de 1 a 3 anos, porém deve estar sempre acoplado ao seu computador para que seja utilizado.

Como especialistas em emissão de nota fiscal, recomendamos o uso do certificado digital A1. Ele garante segurança, praticidade e permite que o processo de emissão de NFS-e seja totalmente automatizado, o que não é possível com o A3.

Importante: Se a sua empresa for do Simples Nacional, o eNotas emite NFS-e sem certificado digital em várias cidades, como São Paulo, São Bernardo do Campo e Santo André.

• RPS

O Recibo Provisório de Serviços (RPS) é um documento utilizado quando ocorre algum problema para gerar a nota fiscal, como falta de luz ou de internet.

Ele é muito usado por hotéis, academias, escolas e estacionamentos, já que, geralmente, o cliente não pode esperar pelo documento.

Dessa forma, o RPS serve como uma alternativa à geração de NFS-e, já que é entregue ao cliente de forma ágil.

Porém, ele não substitui a Nota Fiscal de Serviço, é apenas uma solução em casos de emergência. Sendo assim, o RPS deve ser convertido em nota fiscal dentro do prazo estabelecido por cada prefeitura.

O RPS é numerado e deve ser impresso em duas vias: uma para a sua empresa e outra para o seu cliente.

• Data de competência e Data de emissão

A data de competência é o dia em que o serviço foi efetivamente prestado. Essa é uma particularidade que varia de prefeitura para prefeitura, mas a maioria delas trabalha com essa data.

Sendo assim, é possível enviar uma nota fiscal à prefeitura agora, mas com uma data de competência anterior, ou seja, do mês passado, por exemplo.

Já a data de emissão corresponde ao exato momento em que a NFS-e foi enviada para o sistema da prefeitura. Essa informação não pode ser alterada.

Quando o órgão municipal não trabalha com data de competência, apenas a data de emissão é considerada.

• XML

O XML é a versão digital da nota fiscal eletrônica. Quando alguma compra é realizada, o cliente, normalmente, recebe uma nota fiscal em formato XML, que pode ser convertido em PDF.

A legislação vigente obriga que as notas fiscais devem ser armazenadas por pelo menos 5 anos. Isso serve para garantia ou troca de produtos ou serviço e quando há um fiscalização da Receita Federal.

Os arquivos XML não precisam ser impressos, já que o processo foi criado para diminuir custos com papel e demais fatores que envolvem os procedimentos físicos.

Saiba que não há um padrão nacional, ou seja, as diferentes prefeituras brasileiras trabalham com modelos distintos.